تجهیزات و ماشین های اداری به یکی از بخش‌های مهم و ضروری یک دفترکار مدرن تبدیل شده است. تعداد زیادی از ماشین آلات برای عملکرد سریع ، دقیق و کارآمد فعالیت‌های دفتری استفاده می‌شوند. با توسعه فن آوری، مکانیزمی در تسریع عملیات دفترکار و در نتیجه افزایش بهره وری به وجود آمده است. ماشین‌های اداری که جزو ضروریات مورد استفاده برای توابع یک شرکت است شامل پرینتر، اسکنر، دستگاه فکس، دستگاه کپی و غیره می‌باشد . هر کدام از این ابزار و وسایل نقش مهمی در ارتقاء کیفیت خدمت رسانی به کارکنان و ارباب رجوع ایفا می‌کنند.
هر مجموعه ی اداری که برای انجام کارهای خود از رایانه‌های شخصی استفاده می‌کند برای تبدیل اسناد و مدارک الکترونیکی بصورت کاغذی نیاز به یک چاپگر رایانه دارد. همه ی انواع اسناد تجاری اعم صنایع محصول یا خدمات محور نیاز به چاپ شدن دارند. نمونه‌های اسناد اداری مورد استفادهی رایج شامل فاکتورها، ورقه‌های بسته بندی، آگهی ها و نامه می‌شود. چاپگرها نه تنها می‌توانند برای تبدیل فایل‌های انتقال الکترونیکی اسناد کاغذی استفاده شوند بلکه برای ایجاد اسناد دارای محتوای ترکیبی اطلاعات دیجیتالی و تصاویر اسکن شده نیز مورد استفاده قرار گیرند.
دستگاه کپی هم یکی از ماشین های اداری است که برای هر اداره‌ای لازم است البته انتخاب یک دستگاه کپی رنگی یا سیاه سفید برای یک مجموعهی اداری، بستگی به نظر مدیر آن و همچنین نوع اسنادی که باید از آنها کپی گرفته شود، دارد. دستگاه‌های پرس عموما در اکثر ادارات مورد استفاده قرار می‌گیرند. بطور مثال برای محافظت از یک سند می‌توان دو لایه ی نازک از پلاستیک شفاف در هر دو طرف کاغذ سند آب بندی حرارتی کرد.